行政案件立卷规范是什么行政案件怎么建立卷宗

　　一、公安机关对在办理行政案件过程中形成的文书材料要建立案卷，并予以装订。

　　二、立卷的基本要求。

　　1、行政案件结案或者终止调查后的十个工作日内，办案部门应当对办案过程中形成的受案登记、证据材料、处理性的决定书以及其他法律文书等全部案件材料，按照“一案一卷”的原则建立案卷。

　　2、一个案件有多个当事人的，应当将针对每个当事人的案件材料集中并按照时间顺序排列，无须分卷。

　　3、对具有下列情形之一的，可以多案一卷：

　　(1)一人有两种以上违法行为，且由同一个办案单位办理，并制作一份决定书的;

　　(2)两个以上行政案件之间存在内部关联性，两案的证据之间相互印证、互为补充的;

　　(3)多人多起案件中有部分或者全部案件系共同作案，且由同一个办案单位办理的。

　　4、对当场处罚和现场治安调解结案的行政案件，可以不制作案卷，但办案部门应当将当场处罚决定书、治安调解协议书按照编号装订存档，并将案件证据材料与当场处罚决定书、治安调解协议书一并装订存档。

　　5、行政案件的法律文书及定性依据材料应当齐全完整，不得损毁、伪造。

　　6、卷内文书材料的来源和形式应当合法，必须按照法律、法规、规章以及公安部统一制定的相关公安行政法律文书的使用和制作要求等规定收集或者制作。公安部没有制定相关法律文书式样的，可以按照各省级公安机关统一制定的文书式样的使用和制作要求制作卷内文书材料。

　　7、对视听资料、电子数据等，依照下列规定办理：

　　(1)视听资料、电子数据等无法归入纸质案卷的不同载体的材料，应当制作相关的说明材料，注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等。

　　(2)将视听资料、电子数据等材料中对主要违法事实有影响的内容转换成文字或者视频截图，由承办人员或者技术人员等相关人员签名确认后，存入案卷。

　　(3)视听资料、电子数据原件放入资料袋中，并按照其载体的不同列入相应的档案类别管理，在相对应的不同类别档案中分别注明参见号。

　　(4)对视听资料的存放情况，应当在卷内备考表中注明，以便查阅。

　　8、案卷内用于证明案件事实的相关证据的照片(包括底片)，应当有文字说明。根据证明目的的需要，文字说明可以包括拍摄时间、地点、摄影者、证明内容等内容。文字说明语句应当简洁、通顺。对提供给辨认人进行辨认的照片，无须制作文字说明。

　　9、对复制件，依照下列规定办理：

　　(1)对案卷证据材料中的复制件，原件提供人、办案民警应当仔细与原件核对，确认无异后签名并注明来源。但是，对有关部门提供的其自行保管的文书材料复制部分，应当注明出处，经该部门核对无异后加盖其印章。

　　(2)书证的副本、复制件，视听资料、电子数据的复制件，物证的照片、录像，应当附有关制作过程及原件、原物存放处的文字说明，并由制作人和物品持有人或者物品持有单位有关人员签名。

　　10、对文字难以辨认的材料，应当附上抄件;外文材料应当译成中文附在原文后面;少数民族语言文字材料应当译成汉语附在原文后面。抄件、翻译件应当载明抄件制作人、译文制作单位的名称或者个人的姓名。

　　11、卷内文书材料是用铅笔或者圆珠笔等不耐久字迹材料制作，但又不能重新制作的，为了长期保存，应当将原件复印一份，将复印件放在原件之后。使用热敏纸的，应当复印替换。复印人应当在复印件上签名并注明来源。能够重新制作，且不影响相关文书材料的证明力的，可以重新制作。

　　12、对涉及公安工作秘密和国家秘密的文件材料应当单独立卷保管，并在卷内备考表中注明。

　　三、装订的基本要求。

　　1、按照“案卷封面→卷内文书目录→卷内文书材料→卷内备考表(封底)”的顺序装订。

　　2、在装订前要把文书材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物去掉。

　　3、装订时，统一以A4型纸张规格为准，对文书材料用纸过大的要进行折叠，过小的要进行裱贴，残缺破损的要进行粘贴，确保案卷装订后右齐和下齐。装订时可能压字的要在页左边进行裱贴，右边多出部分向内折叠。对那些获取时已破损而又不便于裱贴的应当立卷的文书材料，可用牛皮纸袋或者卷盒式卷皮保管，并根据该文书材料在案卷内应当排列的顺序位置，用空白A4纸或同样规格的工作用纸说明该文书材料的名称、内容等必要事项后，代替该文书材料在案卷的位置归档，同时在卷内文书目录的“备注”栏内注明。

　　4、案卷装订采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。装订跨度180毫米，距订口边10毫米，位置居中。装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

　　5、案卷每卷以不超过200页为宜，超过200页的，可分卷装订，并在案卷封面的相应位置注明案卷顺序号。

　　四、卷内文书材料排序规范。每个案件案卷内的文书材料，要保持文书材料之间的联系，使卷内文书材料能够清晰地表明办案流程、证据之间的相互关联和印证、处理决定的执行情况等。一般而言，行政案件案卷的文书材料排列的基本原则是：把结论性材料放在前面，然后按照办案流程将文书材料按时间顺序排列。具体排列顺序如下：

　　1、卷内文书目录。

　　2、案件处理结果的相关文书材料：

　　(1)行政处罚决定书，没收违法所得、非法财物清单，收缴/追缴物品清单，责令　　　 通知书等;

　　(2)治安调解协议书及协议履行情况;

　　(3)不予行政处罚决定书;

　　(4)终止案件调查决定书;

　　(5)收容教育/延长收容教育决定书、提前解除收容教育决定书、解除收容教育证明书;

　　(6)强制隔离戒毒/延长强制隔离戒毒决定书、提前解除强制隔离戒毒决定书;

　　(7)社区戒毒/社区康复决定书、解除社区戒毒/社区康复通知书;

　　(8)遣送出境决定书、驱逐出境决定书。

　　3、案件处理结果的审批材料、上级机关的批准书以及对人大代表、政协委员予以行政拘留的许可证明材料或报告、通报材料应当放在案件处理结果的相关文书材料之后。

　　4、案件来源、受理情况及回避的相关文书材料：

　　(1)案件来源、受理情况的文书材料，包括受案登记表、接受证据清单、移送案件通知书(外单位移送到本单位的通知书)、呈请撤销案件报告书和撤销案件决定书(呈请撤销案件报告书和撤销案件决定书仅适用于刑事案件转行政案件)、指定管辖决定书、其他证明案件来源的有关材料;

　　(2)受理案件后给举报人、控告人、报案人、扭送人出具的受案回执(举报人、控告人、报案人匿名的，无须制作受案回执);

　　(3)回避情况的文书材料，包括当事人及其法定代理人申请回避的书面材料或相关记录、回避/驳回申请回避决定的相关文书材料、当事人及其法定代理人不服驳回申请回避决定的复议申请材料、复议决定书等。

　　5、案件调查的相关文书材料：

　　(1)刑事案件案卷(对由刑事案件转为行政案件的，为保持刑事案件案卷的原始状态，可以在立卷时将刑事案件案卷作为该行政案件案卷的最后一卷单独立卷，在该行政案件案卷的第一卷中以一份说明性材料代替刑事案件转行政案件的刑事案件案卷部分，置于案件处理结果的相关文书材料之后，案件来源、受理情况的相关文书材料之前，并在卷内文书目录中的“标题”栏内填写“刑事案件案卷”，“备注”栏内注明“实际案卷见本案第×卷”。行政案件办理过程中形成的文书材料较少的，可以将转为行政案件办理后形成的文书材料与刑事案件案卷合并装订为一卷，并将刑事案件案卷放在案卷后部);

　　(2)当场盘问、检查/继续盘问笔录，继续盘问审批表，继续盘问通知书，延长继续盘问时限审批表;

　　(3)传唤证;

　　(4)拘留审查/延长拘留审查决定书、解除拘留审查决定书;

　　(5)限制活动范围决定书;

　　(6)违法嫌疑人的陈述、申辩，辨认笔录〔多名违法嫌疑人的笔录以先主后次的顺序排列;同一违法嫌疑人的笔录以时间为序排列。依法为违法嫌疑人聘请翻译人员的，立卷时，聘请通知书、聘书(副本或者复印件)、相关资质证明应当放在对违法嫌疑人的询问笔录之前〕;

　　(7)被侵害人陈述、辨认笔录(多名被侵害人的笔录以先主后次的顺序排列;同一被侵害人的笔录以时间为序排列);

　　(8)证人证言、辨认笔录(多名证人的笔录以先主后次的顺序排列;同一证人的笔录以时间为序排列);

　　(9)检查证、勘验笔录、检查笔录、现场笔录、现场图、现场照片;

　　(10)证据保全决定书、证据保全清单及照片;

　　(11)调取证据通知书、调取证据清单;

　　(12)鉴定聘请书(有多种鉴定的，聘请书分别附鉴定意见之前)，鉴定、检测机构及鉴定人员资质证明，鉴定意见，告知或者送达鉴定意见的凭证;

　　(13)行政处罚告知笔录及拟被处罚人的陈述、申辩记录;

　　(14)行政处罚告知后复核的相关文书材料;

　　(15)听证申请书、举行听证通知书、不予受理听证通知书;

　　(16)听证笔录、听证报告书;

　　(17)调解笔录;

　　(18)书证;

　　(19)获取视听资料或者电子数据的情况说明及反映视听资料或者电子数据证明内容的文字说明材料;

　　(20)物证(照片及其说明);

　　(21)民警对查获情况、现场情况等的证明。

　　6、执行情况的相关文书材料：

　　(1)　　　　执行回执;

　　(2)暂缓执行行政拘留申请、担保人保证书、收取保证金通知书、暂缓执行行政拘留决定书、退还保证金通知书、没收保证金决定书、恢复执行行政拘留决定;

　　(3)强制执行的相关文书材料(包括行政强制执行决定书、代履行决定书、强制执行申请书和人民法院的受理凭证以及强制执行的裁定)、催告书。

　　7、其他应当存入案卷的文书材料：

　　(1)被处罚人(单位)基本情况的相关文书材料〔被处罚人(包括被处罚单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员)的身份证明、违法犯罪记录材料。被处罚人的身份证明可以使用从全国公安综合信息查询系统中下载的户籍信息。如果户籍信息中没有被处罚人照片或者被处罚人目前容貌与户籍信息上的照片差别较大的，办案单位应当取得被处罚人户籍所在地公安派出所的确认，并采集被处罚人的照片附卷。被处罚人的违法犯罪记录材料应当采用原决定书的复印件，无法获取原决定书复印件的，可以从全国公安综合信息查询系统中下载相关决定书，并由承办民警在下载的相关决定书上注明来源、下载的日期并签署姓名和日期。被处罚单位证照的复印件〕;

　　(2)行政复议决定书;

　　(3)行政判决书、裁定书;

　　(4)其他材料。

　　五、卷内文书材料的审批。相关文书材料依法需要经过审批时，有制式书面审批文书的，书面审批文书应当放在决定文书之后，即正件在前，签批件在后。没有制式书面审批文书的，可由具有审批权的相关负责人在附卷的相关文书材料首页的右上角审批。实行网上办案的公安机关，可以进行网上审批。

　　1、吊销证照类行政处罚，一般按照“谁发证，谁吊销”的原则处理，但是，法律、法规、规章另有规定的除外。

　　2、需经县级以上公安机关负责人批准的事项(一般情况下，除法律、法规或者规章明确授权公安民警、公安派出所或者公安机关办案部门负责人行使审批权的事项外，其他办案事项都需经县级以上公安机关负责人批准)：

　　①延长继续盘问时限(将继续盘问时限由十二小时延长至二十四小时，由县级公安机关值班负责人审批;将继续盘问时限由二十四小时延长至四十八小时，由县级公安机关主管负责人审批。出入境边防检查机关将继续盘问时限由十二小时延长至二十四小时，由出入境边防检查站值班领导审批;将继续盘问时限由二十四小时延长至四十八小时，由出入境边防检查站站长审批);

　　②回避(办案民警的回避，由其所属的公安机关负责人决定;公安机关负责人的回避，由上一级公安机关决定);

　　③对与违法行为有关的场所、物品、人身进行检查(当场检查的除外);

　　④重新鉴定;

　　⑤延长扣押、扣留、查封期限、延长治安案件的办案期限;

　　⑥不予受理听证申请(违法嫌疑人在法定期限内提出听证申请的，公安机关应当允许，直接制作举行听证通知书，无须经批准。但是，如果认为不符合听证条件的，应当经县级以上公安机关负责人批准后，制作不予受理听证通知书);

　　⑦行政处罚(依法具有行政执法主体资格的公安机关业务部门在法定权限内以自己名义作出的行政处罚除外);

　　⑧收缴及收缴物品的处理(违禁品，管制器具，吸食、注射毒品的用具以及非法财物价值在五百元以下且当事人对财物价值无异议的，公安派出所可以决定收缴);

　　⑨追缴及追缴物品的处理(追缴违法所得财物应当退还给被侵害人的，公安派出所可以决定追缴);

　　⑩对外国人的拘留审查、限制活动范围或者遣送出境(由县级以上公安机关或者出入境边防检查机关负责人决定);

　　3、可以由公安派出所或者办案部门负责人批准的事项：

　　(1)书面传唤、延长询问查证时间;

　　(2)继续盘问十二小时(由公安派出所负责人审批决定，对违反出境入境管理的嫌疑人依法适用继续盘问的，应当经县级以上公安机关或者出入境边防检查机关负责人批准);

　　(3)扣押(可由县级以上公安机关、公安派出所、依法具有独立执法主体资格的公安机关业务部门以及出入境边防检查站决定);

　　(4)抽样取证;

　　(5)先行登记保存;

　　(6)查封(可由县级以上公安机关、公安派出所、依法具有独立执法主体资格的公安机关业务部门以及出入境边防检查站决定);

　　(7临时查封(公安机关消防机构);

　　(8)精神病医学鉴定、鉴定/检测/检验(需要聘请本公安机关以外的人进行鉴定的，应当经公安机关办案部门负责人批准;强制吸毒检测由县级以上公安机关或者其派出机构负责人批准);

　　(9)终止案件调查(由公安派出所、县级公安机关办案部门或者出入境边防检查机关以上负责人批准)。

　　4、办案民警可以决定的事项：

　　(1)口头传唤;

　　(2)依法适用简易程序作出行政处罚;

　　(3)要求违法嫌疑人、被侵害人或者其他证人自行书写陈述;

　　(4)勘验;

　　(5)有证据表明或者群众报警称公民住所内正在发生危害公共安全或者公民人身安全的案(事)件，或者违法存放危险物质，不立即检查可能会对公共安全或者公民人身、财产安全造成重大危害，需要立即检查的;

　　(6)酒精含量检验、现场吸毒检测(强制吸毒检测由县级以上公安机关或者其派出机构负责人批准);

　　(7)辨认;

　　(8)登记证据(适用于被侵害人或者善意第三人合法占有的财产、公民个人及其所扶养家属的生活必需品等与案件有关需要作为证据的物品)。

　　六、刑事案件转行政案件的立卷规范。

　　1、在办理刑事案件过程中，发现犯罪嫌疑人不够刑事处罚需要转行政处罚的：

　　(1)对仅有一名犯罪嫌疑人或者所有共同犯罪嫌疑人转行政处罚的，制作呈请撤销案件报告书，经县级以上公安机关负责人批准后，制作撤销案件决定书，按照办理行政案件的程序继续办理。

　　(2)同案犯罪嫌疑人被移送审查起诉的，无须撤销刑事案件，只需制作行政处理审批表，连同所有案卷材料呈批行政处理，按照办理行政案件的程序继续办理。

　　2、对整个刑事案件转为行政案件办理的，办理刑事案件过程中所形成的案卷，无须分解，整体作为证据材料，归入行政案件案卷，并排列在“案件调查的相关文书材料”中的第一项。同时，将呈请撤销案件报告书和撤销案件决定书放入“案件来源、受理情况及回避的相关文书材料”中的第一项。

　　3、对部分同案人员转行政处理的，应当对行政案件单独立卷，除按照本条第4款要求排列卷内文书材料外，还应当符合下列要求：

　　(1)对在办理刑事案件过程中形成的证明转行政处理的同案人员实施违法行为的证据材料应当复印，放入行政案件案卷中，并注明原始证据材料的存放情况。相关证据材料能够保存原件的，应当以原件入卷。

　　(2)案件来源，即受案登记表的复印件，放入“案件来源、受理情况及回避的相关文书材料”中的第一项，并注明原始文书材料的存放情况。

　　(3)同案人员已被移送审查起诉或者被追究刑事责任的，应当将相关起诉意见书、判决书及其他结论性文书材料的复印件归入行政案件案卷的“其他应当存入案卷的文书材料”中的“其他材料”。

　　4、对刑事案件转行政案件的，“侦查保密卷”应当单独存放，不得归入行政案件案卷中，并在行政案件卷内备考表中注明，注意保密。

　　七、立卷技术规范。

　　1、卷内文书目录的制作规范。卷内文书目录是按照卷内文书材料的次序编排以供查考的文书材料的名目，它不属于法律文书。卷内文书目录由序号、责任者、文号、标题、日期、页号、备注七项内容组成。制作卷内文书目录应当在卷内文书材料排列顺序、位置固定后进行。

　　(1)卷内文书目录应当使用统一式样。

　　(2)卷内文书目录应当打印或者使用钢笔和能够长期保持字迹的墨水填写，字迹要工整、清晰。

　　(3)序号，是对卷内文书材料按照排列顺序进行的编号，其目的是固定文书材料在卷内的位置。一份文书材料编一个序号，用阿拉伯数字按照“1、2、3、4、5……”的顺序编排并填写。

　　(4)责任者，是指制发文书的单位或者个人。文书材料上加盖印章的，其责任者应当填写加盖印章的单位名称。文书材料上没有印章的，其责任者应当填写制作人。有两个以上责任者的，只填写两个，其他以“等”替代。

　　(5)文号。卷内文书材料有文号的，应当填写相应的发文字号。没有文号的，可以不填写。

　　(6)标题，是指卷内文书材料的名称，即文书材料的标题。文书材料有标题的，要原文照录，不要随意更改和简化。没有标题的，应当根据其内容，准确地概括出主题作为其标题。概括的标题要清楚、简要。

　　(7)日期，是指文书材料制作完毕的年、月、日，即成文日期，以文件落款的日期为准，填写八位阿拉伯数字。

　　(8)页号，是指卷内文书材料所在的首页码。在卷内文书目录中填写页号是为了便于查找。对文书材料只有一页的，应当在相应的“页号”栏内填写该文书材料在案卷中的页号。一份文书材料有两页以上的，应当在相应的“页号”栏内填写起始页号。但是，一卷中最后一份文书材料应当填写起止页号。

　　(9)备注，用以注明卷内文书材料中需要特别说明的问题，以便有关人员查阅案卷材料时参考。

　　2、卷内文书材料页号编写规范。卷内文书材料页号，即页码编号，是指每页文书材料在卷内所处的位置。卷内文书材料的排列次序固定后，就应当编写卷内文书材料的页次。每卷案卷的页码一律从数字“1”开始编排。

　　(1)编写卷内文书材料页号，以页为单位编排，即一页编一个号，没有文书记载的空白页，不编号。如果一张文书材料的正背面均有文字、图表等内容，其正面和背面均应当编页号，各编为一页。卷内的便条、信封等，只要有文字的(包括符号、图画等)，都应编写页号。

　　(2)编写页号要准确，不能漏编，也不能编重号。

　　(3)编写页号的位置要适当。页号应当标在每页的右上角。文书材料背面有内容的，背面页号应当标在左上角。

　　(4)编写页号，一律使用阿拉伯数字，即“1、2、3、4、5……”

　　(5)有些书证以及其他不便于在上面直接编写页号的文书材料，应当用牛皮纸袋装好，并在纸袋上注明“内有材料×页”，然后在纸袋上编上统一的页号。

　　3、卷内备考表的制作规范。卷内备考表，是反映卷内文书材料状况的记录单。无论保管期限长短，案卷均要求有卷内备考表。卷内备考表置于卷尾，填写项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

　　(1)本卷情况说明。应当填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁及不宜装订入卷的文书材料的说明等情况，案卷装订移交后发生或者发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

　　(2)立卷人。完成立卷时，由立卷者签名。

　　(3)检查人。由案卷质量检查者、审核者签名。

　　(4)立卷时间。填写立卷完成时的日期，具体到年、月、日。

　　4、案卷封面的制作规范。案卷封面，又称封一，是指装订成册的案卷的最外面的一层，包括公安机关名称、案卷类别、案卷题名、办案起止时间、案卷保管期限、案卷卷数和本卷编号、本卷页数、立卷单位以及由档案部门填写的小表(包括全宗号、类别号、目录号、案卷号)等内容。

　　(1)行政案件应当采用统一印制的案卷封面。

　　(2)案卷封面应当打印或者使用钢笔和能够长期保持字迹的墨水填写，字迹要工整、清晰。

　　(3)案卷封面的第一栏为公安机关名称，即案卷形成的县级以上公安机关的名称。各公安机关可以将名称事先印制好。

　　(4)案卷封面的第二栏填写案卷类别，以利于档案分类管理。案卷类别，是指该行政案件的具体种类。行政案件案卷主要可以分为以下几大类：行政强制措施呈报审批卷;治安管理处罚卷;外国人入境出境管理卷;中国公民出境入境管理卷;消防监督管理卷。此外，其他案件的案卷可统称为行政案件卷，也可以根据案件具体内容确定。但是，如果一案同时作出行政处罚和处理性的行政强制措施的，按照“一案一卷”的原则，应当按一案立卷，并在案卷类别栏内填写“行政处罚及行政强制措施卷”。

　　(5)案卷封面的第三栏填写案卷题名。案卷题名应当填写：违法行为人(单位违法的填写单位名称)+案由+案。案由，填写违法行为名称。一人实施数个违法行为的，其违法行为的案由按时间顺序排列。案由名称之间用顿号隔开。违法行为人的姓名应当按照行政处罚决定书等决定类文书中书写的违法行为人的姓名如实填写。同一案件有多名违法行为人的，可以只填写三名主要违法行为人的姓名(根据其在案件中所处的地位和所发挥的作用从主到次依次填写)，其他违法行为人以“等”替代，不必一一写明。各个违法行为人的姓名之间用顿号隔开。

　　(6)案卷封面的第四栏填写办案起止时间和案卷保管期限。办案起止时间，是指从受理案件的时间至作出处理决定并执行的时间，具体到年、月、日。案卷保管期限按照有关要求填写。

　　(7)案卷封面的第五栏填写案卷卷数、本卷编号、本卷页数和立卷单位。案卷卷数、本卷编号按照案卷情况用中文大写数字如实填写，本卷页数用中文小写数字填写，立卷单位填写具体承办该案件并负责立案的公安机关名称。如果立卷单位与案卷封面第一栏的公安机关名称相同，立卷单位栏可以不填写。如果立卷单位是案卷封面第一栏的公安机关的内设机构或者派出机构，可以直接填写该内设机构或者派出机构的名称。

　　(8)案卷封面最后一栏的小表包括全宗号、类别号、目录号、案卷号，由档案部门填写。

　　八、有关规定对行政案件立卷另有规定的，从其规定。

　　有关法律、法规、司法解释及规章文件：

　　《公安机关办理行政案件程序规定》(2014年6月29日公安部令第132号修订)第232—234条

　　《公安机关行政案件示范案卷(2014版)》(公安部法制局　公法〔2014〕783号)第一章

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